Gegevensretentiebeleid
Laatst bijgewerkt: 18 juli 2025
Dit gegevensretentiebeleid beschrijft hoe tombrel persoonsgegevens en andere informatie verzamelt, bewaart en verwijdert in het kader van de dienstverlening via het platform tombrel. Dit beleid is van toepassing op alle gebruikers van onze diensten.
1. Doelstelling van gegevensretentie
Tombrel bewaart gegevens uitsluitend voor zolang als noodzakelijk om de volgende doeleinden te vervullen:
- Het leveren en onderhouden van onze diensten
- Het nakomen van wettelijke en contractuele verplichtingen
- Het oplossen van geschillen en het handhaven van overeenkomsten
- Het verbeteren van de veiligheid en integriteit van het platform
- Het uitvoeren van interne analyses en rapportages
2. Categorieën van gegevens en bewaartermijnen
De onderstaande tabel geeft een overzicht van de voornaamste categorieën gegevens die wij verwerken, samen met de bijbehorende standaard bewaartermijnen.
| Categorie | Beschrijving | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Accountgegevens | Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld), profielinformatie | Tot 30 dagen na beëindiging van het account |
| Transactie- en facturatiegegevens | Betalingshistorie, facturen, abonnementsgegevens | 7 jaar na de transactiedatum |
| Gebruiksgegevens | Sessielogboeken, functiegebruik, klikgedrag | 12 maanden |
| Technische logbestanden | IP-adressen, apparaatinformatie, foutrapportages | 90 dagen |
| Communicatiegegevens | E-mails, supporttickets, berichtenwisselingen | 3 jaar na afsluiting van het verzoek |
| Marktanalysegegevens | Door de gebruiker ingevoerde of gegenereerde analyseresultaten | Duur van het abonnement plus 60 dagen |
| Geanonimiseerde gegevens | Statistische en geaggregeerde informatie zonder herleidbaarheid | Onbeperkt |
3. Aanvang van de bewaartermijn
De bewaartermijn begint op het moment dat de gegevens zijn aangemaakt of voor het eerst zijn verwerkt, tenzij in dit beleid anders is aangegeven. Voor gegevens die gekoppeld zijn aan een actief account, begint de termijn na de beëindiging van de contractuele relatie tussen de gebruiker en Tombrel.
4. Vroegtijdige verwijdering
4.1 Verzoek tot verwijdering door de gebruiker
Gebruikers hebben het recht om verwijdering van hun persoonsgegevens te verzoeken. Dergelijke verzoeken worden beoordeeld en uitgevoerd voor zover geen wettelijke bewaarverplichting van toepassing is. Verzoeken kunnen worden ingediend via contact@tombrel.com.
4.2 Geautomatiseerde verwijdering
Tombrel hanteert geautomatiseerde processen die gegevens verwijderen of anonimiseren zodra de toepasselijke bewaartermijn is verstreken. Deze processen worden periodiek gecontroleerd en gevalideerd.
4.3 Uitzonderingen
Gegevens kunnen langer worden bewaard indien:
- Er een actief juridisch geschil of onderzoek gaande is
- Een bevoegde autoriteit een bewaarplicht heeft opgelegd
- De gegevens noodzakelijk zijn voor de verdediging van rechtmatige belangen van tombrel
5. Wijze van gegevensverwijdering
Bij het verstrijken van de bewaartermijn worden gegevens op een van de volgende manieren verwerkt:
- Definitieve verwijdering: gegevens worden permanent en onherstelbaar gewist uit alle systemen en back-ups
- Anonimisering: gegevens worden zodanig bewerkt dat identificatie van de betrokken persoon niet langer mogelijk is
- Pseudonimisering: als tussenstap, waarbij directe identificatoren worden vervangen, voor zover de verdere verwerking dit vereist
6. Back-ups en archivering
Gegevens die zijn opgenomen in systeemback-ups worden behandeld overeenkomstig de in dit beleid vermelde bewaartermijnen. Back-ups worden regelmatig geroteerd en verouderde back-upkopieën worden verwijderd conform het geldende back-upschema. De maximale levensduur van een back-upkopie bedraagt 90 dagen, tenzij wettelijke verplichtingen een langere bewaring vereisen.
7. Gegevens van derden en subverwerkers
Tombrel werkt samen met externe dienstverleners voor de verwerking van bepaalde gegevens. Deze subverwerkers zijn contractueel verplicht gegevens te bewaren en te verwijderen conform de instructies van tombrel en de toepasselijke regelgeving. tombrel behoudt de verantwoordelijkheid voor de naleving van dit beleid door haar subverwerkers.
8. Grensoverschrijdende gegevensoverdrachten
Indien gegevens worden bewaard op servers buiten het land van de gebruiker, zorgt tombrel voor passende waarborgen overeenkomstig geldende regelgeving voor gegevensbescherming. De retentieperioden zoals vastgesteld in dit beleid gelden ongeacht de geografische locatie van de gegevensopslag.
9. Rechten van betrokkenen
Gebruikers hebben, afhankelijk van de toepasselijke wetgeving, de volgende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens:
- Recht op inzage in bewaarde gegevens
- Recht op correctie van onjuiste gegevens
- Recht op verwijdering, voor zover geen wettelijke bewaarverplichting geldt
- Recht op beperking van de verwerking
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Voor de uitoefening van deze rechten kunt u contact opnemen via contact@tombrel.com of schriftelijk via Geslecht 2, 9130 Beveren, België.
10. Beveiliging tijdens de bewaartermijn
Gedurende de volledige bewaartermijn worden gegevens beschermd door passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling, toegangscontrole en regelmatige beveiligingsaudits. Toegang tot bewaarde gegevens is beperkt tot geautoriseerde medewerkers die deze toegang nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.
11. Wijzigingen in dit beleid
Tombrel behoudt zich het recht voor dit gegevensretentiebeleid te allen tijde te wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen worden gebruikers tijdig geïnformeerd via het platform of per e-mail. Het voortgezet gebruik van de diensten na kennisgeving van een wijziging geldt als aanvaarding van het gewijzigde beleid.
12. Contact
Voor vragen of opmerkingen over dit gegevensretentiebeleid kunt u ons bereiken via:
Tombrel
Geslecht 2, 9130 Beveren, België
E-mail: contact@tombrel.com
Telefoon: +32 2 533 07 70
Website: tombrel